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iso质量认证企业档案工作主要存在哪些方面的风险?

来源:信之杰认证   时间:2021-06-08

    从事质量、环境和职业健康安全管理体系认证等业务的企业,审核申请企业相关管理体系并颁发有关资质证书是主要业务,iso质量认证主要是智力成果输出,档案管理即质量认证公司的智力无形资产管理尤为重要,该类企业档案承载着认证企业的全部智力数据和信息,几乎等同于公司唯一重要的资产故对档案管理的风险。当前质量认证企业档案工作主要存在三个方面的风险。

(一)常规风险

    质量认证企业档案工作与其他社会组织的档案工作一样都面临着自然灾害和突发事件带来的风险。自然灾害主要包括各类气象、地震、水灾、泥石流、火山喷发和相关诱发的次生灾害等;突发事件主要包括火灾、泄密、治安事件及设备事故等。自然灾害和突发事件对档案实体和信息带来的威胁相当大,甚至是毁灭性的,在企业档案工作中要建立应急处置预案,最大程度减少损害。

(二)特殊风险

    质量认证企业在认证业务形成档案的过程中具有全数字化、无纸化等显著特征,其档案工作重点围绕电子文件和数据的管理而开展,依据档案工作风险的破坏客体可以划分为基本风险和连带风险,这也是由质量认证行业的特殊性决定的。基本风险是指对电子化文档管理失当,从而造成文件质量下降,缺损等的不确定性。电子文件质量缺损是指电子文件出现失真、失准、缺损、无法读取、无法使用等情况,未达到电子文件质量目标,连带风险是指因电子文件质量缺损而引起损失的不确定性,质量认证企业对电子文件单一数据源等风险控制具有特殊的要求。

(三)管理风险

    质量认证企业档案管理风险包括档案管理意识薄弱造成的,档案管理制度或流程缺乏明确规定随意性较大,档案归档内容不全,归档媒介选择不恰当,查阅困难,存放条件不符合要求,存放空间不合理,借阅制度不明确,归档未使用原件,密级标准不清,登记不到位,管理人员混乱,电子档案安全性规定不清,借阅未授权,借阅资料长时间未归还,对长时间、无利用价值的档案未及时进行销毁等。

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