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档案管理部门在三体系认证过程中的对策
1.全程控制
全程管理是通过过程控制实现结果控制,因为过程的可控性强,过程控制的反馈周期短。因此档案工作要主动参与到文件、记录的整个生成、管理与利用过程之中。档案资料管理的全部目标和要求要分解到不同的阶段、环节和步骤当中。就工程档案的形成来说,一个工程从立项到最后竣工验收交付使用是有一个周期的,在这个周期过程中各职能部门依据管理体系程序文件要求,从工程招投标、合同评审、施工方案审批、中间过程监督、质量检查到出图、竣工验收等实施全程控制,工程过程中的所有记录也同时全程控制起来。档案管理部门要对每一项具体内容实施过程进行监控,及时发现和预防、纠正失误,保证记录形成及时、齐全,具有依据性。在工程完成后,形成的不仅仅是一套规范的档案资料,而是一个完整的档案管理体系。三体系认证中管理体系标准的有效运行,不仅实现了对工程项目的全程控制,也对单位各项管理工作的每项环节实施了全程控制。
2.持续改进
质量、环境、职业健康安全标准所规定的管理体系具有自我更新和完善的机制,因此它是一个能够在运行中不断得到提升的体系。它要求企业各项工作都要持续不断改进,在这种形势下,企业档案管理只有不断开拓创新,借鉴他人精华,谋求全方位发展,才能尽可能地满足企业其它方面的各种要求。
3.相互互补
企业档案部门在三体系认证过程中,通过制定档案管理制度和程序文件中的文件和资料控制程序、质量记录控制程序,努力克服档案工作和三体系认证标准中的局限性,发挥各自的优势,形成互补。在程序文件中,档案部门是质量记录控制程序、文件和资料控制程序的主控部门,对各部门质量记录控制程序、文件和资料控制程序定期进行检查,这样便于及时掌握质量记录、文件和资料的控制情况,及时对档案工作进行指导,实现文档资料的一体化管理。档案管理制度可以用作业指导书的写法,用程序化语言将工作流程一步步交代清楚,吸取三体系认证标准要求的文件可操作性强的优点。部分质量记录的保管期限可根据需要来制定,除重要的记录,如合同、依据性文件等需要保存较长期限外,其他记录保存时间可在五年以下,而不是档案保管期限规定的最短十五年。因为企业每天产生的质量记录是数以百计千计的,如果都长期保存势必给企业造成极大的负担。由于三体系管理体系具有不断改进功能,作为质量体系文件和记录控制的支持性文件的档案管理制度同样可以借助质量审核和管理评审使得档案管理工作不断改进、不断完善。
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