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三体系认证融合建设包括组织机构融合、文件融合、作业融合

来源:信之杰认证   时间:2020-12-21

    三体系QES(质量、环境、职业健康安全)对应了各利益相关方(供应商、客户、员工、政府等)不同的期望和需求。这些诉求既有共性的部分,也有个性的需求。体系融合建设就是要把管理体系共性部分整合到一起,同时兼顾好个性化的需求。三体系QES融合建设一般应包括如下三个步骤:组织机构融合、文件融合、作业融合。

(一)QES三体系认证的组织机构融合建设

    质量、环境和职业健康安全三个管理体系在组织管理原则方面均强调了领导作用和全员参与的重要性,因此,QES三体系认证在组织机构融合建设过程中应坚持统一领导、分级管理的原则。公司最高管理层统一制定体系管理工作的方针、政策,规定各级体系的归口管理部门、人员编制、部门的任务和职责。公司下一级分公司或部门按照统一安排分级落实和实施。最高管理者应对各体系的建设发挥领导作用,在组织机构和人员团队建设方面,应在高层管理人员中指定一名管理者代表,集质量、环境、职业健康安全管理体系三个管理者代表于一身。这样既有利于三个管理体系的融合工作推进,又有助于各类管理资源的调度和配给。

    在体系管理部门的设置方面也要充分体现统一管理的原则,目前在企业实际管理过程中,质量体系认证一般由品管部或企管部归口管理,环境认证和职业健康安全管理体系认证一般由安全和环境管理部门归口管理。这样分散的设置,往往会造成多头管理、资源浪费和内耗巨大。有条件的企业应将三个体系的管理职责合并到一个管理部门,例如合并到企管部或者体系办,以便统筹建立融合体系。

    统一管理还体现在体系专员和内审员的选拔、培养和评价方面,三体系认证统一归口到一个部门分管后,将结合企业组织规模大小、产业行业不同组建体系管理人员队伍。各体系未融合前,各体系归口管理部门均要设置体系专员,并分别选拔内审员,势必会造成大量的人力资源浪费和各组织间信息不对称的现象。融合后的体系,将统一选拔和配置具备多体系管理知识和技能的体系专员,在内审员队伍建设方面,从单一多次培训转变为一次性多体系的培训,人员培养和队伍建设从注重数量和专业分工转化为注重一专多能人员的选拔和培养。

(二)QES三体系认证的文件融合建设

    一个企业的管理是通过对企业内各种过程进行规范管理来实现的,而这一过程则是由体系文件运行作为依据,从而保证各类活动能够实现经济、高效地运转,以满足相关方的要求。因此要开展体系融合工作,文件的融合建设是关键。iso质量认证、环境认证和职业健康安全认证三个管理体系的文件一般都分为三个部分,第一级文件是管理手册,第二级文件是程序文件,第三级文件是组织的“作业指导书”或“操作规程”。其中管理手册和程序文件的融合,应结合各标准结构和条款的特征,通常建议以质量管理体系为模板,将环境和职业健康安全标准的相关要求补入质量管理体系管理手册和程序文件的模板中,在补入过程中要注意不能为了形式满足而导致各标准要求和条款的缺失。针对第三级文件的融合,可以参考各管理体系现场作业要求,把不同要求逐一列出,纳入各岗位的日常工作规范要求中,缩减文件数量,提高文件的适用性和实用性。

(三)QES三体系认证的作业融合建设

    作业融合是QES三体系融合建设的具体实践,需要结合各体系实际运行与维护要求开展作业整合。一是企业围绕既定的融合体系管理目标,定期评估内外部环境因素变化对目标的影响。例如针对组织机构变更、市场供需调整等变化,应及时调整各体系目标,以保障管理体系的策划调整与组织经营目标的协调一致。二是将三体系认证日常运行和维护工作同步开展,尤其是针对三体系文件修订、内审、管理评审、外审等运维工作,可以同时进行,以简化现有体系管理的流程,降低管理运维成本。三是基于整合后的作业平台开展持续改进工作,围绕三体系认证建设总目标不断改进和提高。

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