外来文件怎样获取？多长时间更新？

    有些组织为了工作和管理方便，会从书店买一些法律法规汇编，这确实是一个不错的办法，但是也会存在一些问题，主要表现在两个方面：

1、会把不需要的内容同时收集过来，导致重点不够突出，在后续的使用和控制方面产生困扰。

2、会因汇编里的内容太多，现在法律法规修订比较频繁，有些内容在取得时已经无效。因此这些法律法规汇编更适宜作为资料性质使用，而不适合于作为组织管理体系文件控制。    

    目前网络比较发达，资讯获得比较便利，国内还实施了政府上网工程，组织管理体系运作所需要的法律法规都可以通过网络获取，关键要注意获取的途径，具体说就是要通过官方网站来获取，如环保法律法规可以从环境保护部或各级环境保护局的网站获取、职业健康安全方面的法律法规可以从人力资源和社会保障部或国家安监总局网站获取，这样获得的法律法规才会及时有效。当然也有可能有些标准因版权原因无法在网上取得完整内容，但是可以通过网络上的公告了解最新版本并有针对性的取得。

    外来文件识别的一个很重要的要求，就是及时更新确保其有效性，很多组织制订专门的程序，规定外来文件获取和更新的要求，审核过程中发现存在一些问题主要表现为周期太长和更新记录不完整两个方面。大部分组织的更新周期是一年或半年，以目前法律法规的颁布和实施时间来看，这个周期都是太长的。如《危险化学品安全管理条例》颁布日期2002年1月26日，实施日期2002年3月15日，如果半年才去追踪更新，显然会存在更新不及时的风险，如果把周期确定为两个月就可以基本上控制和降低这个风险，因为大部分法律法规，都会在发布一段时间后才会生效实施，而且在生效后都会有一个过渡期。所以在两个月更新一次的情况下。即使会存在少量延迟。也不会对组织产生太大不良影响。

    质量体系管理文件的控制，已经引起各种组织的重视，所以组织在文件的制订、修订、批准等方面的记录，基本是完备的。同样的，外来文件也属于管理体系文件，更新也应该保持记录，但是相当多的组织在这方面很薄弱，基本上是没有变化就不记录的，无法显示是否按规定跟踪版本信息而且长期下去会导致执行无效。针对这些存在的问题，组织可以考虑把法律法规的更新周期确定为两个月，毕竟遵守法律法规是组织生存的根本，采取上网查询的方法并记录查询结果及必要时及时更新，这样就可以做到所获取的法律法规是最新有效的。